ניהול צוות בעסק קטן הוא אתגר ייחודי שדורש יכולת למצוא את האיזון המתאים בין המשאבים המוגבלים ובין הצורך להשתפר, לצמוח ולהתפתח. בעוד שעסקים גדולים נהנים ממערכות וכלי ניהול מורכבים, זאת לצד משאבים נוספים המאפשרים מרווח טעות וזמן קליטה ארוך יותר, עסקים קטנים צריכים לפעול ביעילות גבוהה יותר ולהשתמש במשאביהם בצורה חכמה כדי לשמור על יציבות ולשפר את ביצועיהם.
בהמשך, אתמקד באתגרים העיקריים בהם ניתקל בניהול צוות בעסק קטן ובכמה אסטרטגיות שעשויות לסייע בהתמודדות איתם:
1. שילוב משימות רחב: בעסק קטן, חברי הצוות עשויים להשתתף במגוון רחב של משימות. זה עשוי להיות יתרון כשיש התנסות בכמה תחומים, אך גם להקשות כאשר המשימות מקצועיות. ניהול זה דורש הגדרת תפקידים ברורה (כמו בכל עסק), השקעה בהכשרה והקניית כלים טכנולוגיים המקלים על ביצוע משימות מרובות. זאת לצד הכשרות מתאימות. 2. בניית הצוות: בניית צוות יעיל ומתואם היא מפתח להצלחת כל עסק אולם בעסק קטן עובד לא מתאים עשוי להיות הרה אסון לעסק. כדי להצליח, חשוב לאתר אנשים שמתאימים לתרבות העסק ובעלי העסק, בעלי כישורים משלימים ובעלי פוטנציאל לעבודה בצוות המשלימים חלקים שונים אחד של האחר. כאשר מגייסים עובד חשוב להגדיר מראש את היכולות הנדרשות, תכונות אופי ועוד. אם הגדרנו מאפיינים מסויימים אסור להתפשר גם אם עובד מסויים שמגיע לראיון הוא כוכב בתחום מסויים אבל אינו יודע לעבוד בצוות לדוגמא או מוגבל ביכולת שלו לבצע ריבוי משימות. 3. ניהול זמנים: נושא חשוב מאוד. נכון במיוחד כאשר חברי צוות העובדים שותפים למספר משימות, חשוב לתאם את התזמון ולשדרג את היכולת של הצוות לתפקד בצורה יעילה. 4. תכנון שיתוף הידע: בעסק קטן, חשוב לוודא כי הידע אינו מוגבל לאנשים מסוימים. יש לשתף ידע, להעניק הכשרות ולעדכן כל הצוות בכל המידע החשוב. 5. תקשורת פנים ארגונית: תקשורת פתוחה ויעילה בין חברי הצוות ובין הצוות לבעלי המקום והמנהלים היא מרכיב חשוב להצלחת העסק. הקשרים צריכים להיות פתוחים ומתוחזקים כדי למנוע התנגשויות ולקדם עבודת צוות מתפקדת. נושא זה חשוב בכל ארגון אולם כאמור בעסק קטן חשיבותו עולה עשרות מונים. 6. הכשרות: ההשקעה בהכשרה והכשרת הצוות תשפר את הביצועים ותעניק לחברי הצוות את היכולות להתמודד עם אתגרים חדשים ולצמוח יחד עם העסק. 7. הוצאה לפועל של רעיונות: תמיכה ברעיונות של הצוות והיכולת לישם אותם, היא מרכיב חשוב בהצלחת העסק והצוות. חברי הצוות צריכים להרגיש חופשיים לשתף ברעיונות ולנסות דברים חדשים. 8. מבנה ארגוני: קיימת נטייה לחשוב שארגון קטן / עסק קטן הוא מקום בו כולם עושים הכל. למרות שיתכן מצב בו עובדים נושאים במספר תפקידים ותחומי אחריות חשוב לייצר מבנה ארגוני, מחלקות ותהליכי עבודה וזאת על מנת לייצר יכולת לבחינה של יעילות העסק, הבנת כשלים ויכולת להשתפר.
מקרה לדוגמא: עסק בתחום השירותים אותו אני מלווה מזה כשנה בו יש 4 עובדים בלבד ולכולם יש יותר מתחום אחריות אחד. כאשר התחלנו לעבוד יחד, בעל העסק אחז בכל הידע והניהול השוטף היה מתנהל על בסיס תחזוקת שבר (הווה אומר, עכשיו צריך לטפל בזה אז מטפלים בזה, לפי רמת דחיפות בלבד) ולא על בסיס תחזוקת מנע וניהול משימות מובנה (הווה אומר, ניהול המשימות לפי רמת חשיבות ורמת דחיפות). בנוסף, שלושת העובדים הוגדרו כעובדים כללים שעוזרים בהכל מחד אולם מאידך אינם מבינים את האסטרטגיה והצרכים במבט קדימה של העסק. במסגרת התהליך, הגדרנו אסטרטגיה לעסק וטקטיקה ליישום (למותר לציין בשיתוף כל העובדים ובעלי העסק). הוגדרו מחלקות בתוך העסק ותחומי אחריות ויצרנו כלי ניהול ושיתוף ידע לשליטה, ניהול וצמיחה משותפת.
לסיכום: ניהול צוות בעסק קטן דורש הבנה עמיקה של החשיבות הייחודית של כל חבר בצוות. ביצועים אפקטיביים דורשים תיאום, תכנון, הקניית יכולות מגוונות ותמיכה בתהליכים פנימיים. בהקפדה על אלה, העסק יכול לייצוב בפני אתגרי הניהול ולצמוח בצורה יציבה ובעקביות.
בעידן בו תחלופת העובדים עולה, יכולת שימור העובדים טמונה בניהול נכון, שיתוף ויצירת תחושת שייכות וחיבור לעסק. כל זמן שעובד ירגיש שהוא חלק ממשהו הסיכוי שיפנה לדרך חדשה קטן והסיכוי שיראה בעסק כשלו ויתמוך וירצה בהצלחתו יגדל.
כל האמור לעיל מתאים ליישום בעסקים בגדלים שונים ומתחומים שונים בהתאמה לסוג העסק מאפייניו ומאפייני מנהלי העסק.
Yuval Ben Nun, ybennun@gmail.com, +972-50-8448882 ליווי וייעוץ עיסקי, התמחות באיקומרס. ניסיון של מעל 25 שנה בליווי עסקים והתמחות מעשית בניהול. www.ourguru.co.iL